Apple Mail mit To-Do-Listen

Ich habe lange und gerne gegen Apples E-Mailprogramm „Mail“ (oder Mail.app) gewettert und mir sogar Postbox gekauft. Leider1, denn mit ein paar Tricks kann man aus dem langweiligen Mail.app ein leistungsstarkes Werkzeug machen, mit die wirklich sinnvolle Organisation des Mailverkehrs möglich wird.

Für mich sind zwei Punkte in der E-Mailverwaltung wichtig: (1) E-Mails müssen, nachdem sie gelesen wurden, aus dem Posteingang verschwinden. (2) Sie dürfen aber nicht gleich archiviert werden, sondern sollen, je nach Notwendigkeit auch ohne Suche abrufbar sein. Beides lässt sich mit in Mail.app verfügbaren Bordmitteln lösen.

Posteingang à la Gmail

Neue Nachrichten sollen im Posteingang angezeigt werden, bereits gelesene Nachrichten jedoch nicht sofort archiviert. Dafür eignet sich ein „intelligentes Postfach“ am besten.

Postfach > Neues intelligentes Postfach...

mail-app-intelligentes-postfach-ungelesen

Fügt man das neue Postfach nun der Favoritenleiste hinzu, kann man mit nur einem Klick alle ungelesenen Nachrichten von den bereits gelesenen, die aber trotzdem noch im Posteingang sind, herausfiltern.

To-Do

Die meisten E-Mails, die ich erhalte, sind eigentlich Aufgaben, die erledigt werden müssen. Kurzum: To-Dos. Erhalte ich so ein E-Mail, markiere ich es sofort mit einem Etikett (das ist das Rote-Fähnchen-Symbol), belasse es aber im Posteingang (nicht im intelligenten Postfach „Ungelesen“!).

Für To-Dos habe ich mir ebenso ein intelligentes Postfach angelegt, das ich auch in der Favoritenleiste hinzugefügt habe.

Postfach > Neues intelligentes Postfach...

mail-app-intelligentes-postfach-to-do

Und wer „Dringend erledigen“ und „Weniger dringend erledigen“ und weitere Abstufungen wirklich braucht, kann ja die verschiedenfarbigen Fähnchen verwenden und sie mit Apple Mail-Regeln unterschiedlich anzeigen lassen.

Mail.app ist gerade um 200% leistungsstärker und benutzbarer geworden.


  1. Das „Leider“ bezieht sich auf den enormen Ressourcenverbrauch, den Postbox auf meinem Mac verursacht hat: Ventilationsgeräusche nach nur wenigen Minuten Betriebszeit.