Es ist kaum zu glauben, aber je mehr und je öfter ich Menschen beim Bearbeiten von E-Mails beobachte und je mehr ich über ihre Workflows, die dem Eingang eines E-Mails in den Posteingang folgen, erfahre, desto mehr bin ich überzeugt, dass es Schulungen zum Thema „Umgang mit E-Mails“ geben sollte, denn was da teilweise passiert, ist an Ineffizienz und Unorganisiertheit kaum zu überbieten. Es kostet zu dem nicht nur Zeit, sondern hinterlässt auch großes Frustrationspotential bei den Userinnen und Usern, die stets das Gefühl haben, in Arbeit unterzugehen. Irgendwie wird nichts fertig, es gibt keinen Marker, der einem mitteilt, die für heute anstehenden Dinge (Tasks) erledigt zu haben.
Da trifft es sich doch gut, dass Tiago Forte schon vor einiger Zeit einen guten Einstieg in das Thema „Inbox Zero“ auf YouTube (und auf seiner Website) veröffentlicht hat, den ich all denjenigen sehr empfehle, die eines der oben genannten Symptome selbst haben.
Es ist ein guter Workflow, den er da präsentiert, vor allem, wenn es ums Triagieren von E-Mails geht. Ich persönlich nutze nicht das Webinterface meines E-Mail-Anbieters, sondern Spark, mit dem es möglich ist, E-Mails noch mehr wie To-Dos zu behandeln und vor allem auch zeitlich zu planen. Obwohl Spark eine hervorragende Integration mit Things aufweist, nutze ich die App – Things spielt in Fortes Workflow eine recht große Rolle – praktisch gar nicht, was ich vielleicht aber wieder einmal tun sollte. (Wäre die App nur nicht so ein in sich geschlossenes, so überhaupt nicht auf Kollaboration und Öffnung nach außen konstruierter Monolith!)