E-Mails in diesen Tagen

I really struggle with how businesses use email these days. The lack of snipping, the top quoting, the formatted text, the random „enloopening“, leaves you with an email that has 20,000 lines of text with a single line of new information buried somewhere.

Rob Kendrick#

Ich könnte einen Beitrag nach dem anderen zum Thema Inkompetenz in der Nutzung des Mediums E-Mail schreiben. Es ist unerträglich geworden. Und Outlook… unterstützt den Irrsinn auch noch so.

Schwachstelle Client-IP in E-Mail-Headern?#

Lee Holmes „entdeckt“ die Client-IP des E-Mails-Senders und veröffentlicht einen Blogbeitrag, der das als problematische Schwachstelle bezeichnet. In den Kommentaren wäscht man ihm ordentlich den Kopf für die Entdeckung des Offensichtlichen und Gewollten. Aber… als Erinnerung, dass die IP des Geräts, von dem aus man seine E-Mails abschickt, in E-Mails vorhanden ist, taugt der Beitrag allemal. Dann halt also #awareness.

Mitarbeiter könnten dank DSGVO E-Mails der Vorgesetzten einsehen#

Mit dem in der DSGVO festgehaltenen Recht auf volle Dateneinsicht kann es sein, dass zukünftig E-Mails, die Vorgesetzte über einen Mitarbeiter ausgetauscht haben, (mit Einschränkungen) vorgelegt werden müssen.

Soetwas wie „Vertraulichkeit einer Nachricht“ gilt dann ja offenbar nicht mehr, wenn sie durch eine lapidare Anforderung gebrochen werden kann. Wird spannend sein, wie diejenigen mit dem Auskunftsgesuch umgehen, die jetzt schon ihre irren Confidentiality Notices in der Fußzeile aller E-Mails mitschicken.

Verwendet die Mailadressen eurer ISP nicht!

#Ein Appell an alle, die die E-Mailadressen ihrer Internet Service Provider1 nutzen: Bitte hört auf damit! Nicht nur wirkt ihr mit diesen Mailadressen wie die letzten Dinosaurier, es ist auch immer unsicherer, ob ihr so lange, wie ihr eure E-Mailadressen braucht, auch bei eurem ISP bleiben werdet.

Besorgt euch eine halbwegs stabile E-Mailadresse bei Gmail, FastMail, Posteo oder sonst irgendeinem Unternehmen, das sich aufs Mailhosting spezialisiert hat. Oder, noch besser, kauft euch eine eigene Domain, verknüpft diese mit einem der genannten Services (oder kauft euch sonstwo ein Mailhosting) und nutzt dann diese, also eure tatsächlich eigene Mailadresse. Sie gehört solange euch, solange ihr die Domain (und den Mailservice) bezahlt – unabhängig davon, welchen ISP ihr verwendet.

Die kostenlosen ISP-Adressen sind eine Katastrophe. Nicht nur ist die Wahrscheinlichkeit, dass man seinen ISP wechselt, verhältnismäßig hoch, es kann auch, wie vor einiger Zeit bei Verizon, passieren, dass der ISP sein Angebot von heute auf morgen einstellt. Erst nach so einer Ankündigung auf die Umstellung  zu reagieren, ist deutlich schwieriger als sich ein wenig Zeit zu lassen und langsam, aber stetig, alle Mailkontakte über eine neue E-Mailadresse zu informieren.

Und noch etwas: Aufs Mailhosting spezialisierte Anbieter bieten fast alle die Möglichkeit an, die Inhalte anderer Postfächer einmalig oder sogar kontinuierlich in die neuen Mailaccounts zu importieren. Es geht euch also nichts verloren. Also bitte gönnt euch etwas zum Jahresende und holt euch eine eigene E-Mailadresse.


  1. In Österreich zum Beispiel chello.at, aon.at, inode.at, drei.at, kabsi.at, usw. 

E-Mails archivieren unter Mac OS X

In manchen Fällen sind E-Mails nicht nur sicherungswürdig, sondern sicherungspflichtig. Dies gilt vielleicht weniger im privaten, sehr wohl aber im geschäftlichen Bereich. Ich denke da an Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Bilanzen oder an E-Mails, aus deren Inhalten das Verständnis für spätere geschäftliche (oder, horribile dictu, juristische) Entscheidungen abgeleitet werden kann; an Geschäftsbriefe oder an Unterlagen, die, ganz allgemein, für die Besteuerung von Interesse sein könnten.

Reputation des Mailservers wird zum Ausschlusskriterium

Wie schafft man Marktkonzentration und verhindert Konkurrenz? Zum Beispiel durch systemische Gewalt; und diese kann sich in scheinbar unauffälligen Regeln verstecken: Will man seine E-Mails beispielsweise selbst hosten und ist der Server auch noch so gut konfiguriert, können einem die großen Mailprovider wie Gmail, Yahoo Mail, Outlook, usw.

Keine beruflichen Mails im Urlaub#

Wer bei Daimler in Urlaub ist, soll keine E-Mails checken. Deshalb werden sie gelöscht.

These days, going away on vacation doesn’t usually mean leaving the office behind. Many people often find themselves tapping away on their smartphones, either in an attempt to field urgent questions, or to avoid the dreaded scenario of going back to work to hundreds of unread emails. […] This is no longer a problem for employees at the German company Daimler. The car and truck maker has implemented a new program that allows employees to set their email software to automatically delete incoming emails while they are on vacation. When an email is sent, the program […] issues a reply to the sender that the person is out of the office and that the email will be deleted, while also offering the contact information of another employee for pressing matters.

Die Nachricht macht momentan die Runde, ist aber schon mindestens zwei Jahre alt. Viele, mit denen ich über die doch recht radikal zu bewertende Maßnahme gesprochen habe, verstehen den Sinn dahinter und ihren Nutzen ausschließlich unter dem Aspekt der Arbeitserleichterung („Posteingang ist leer“), nicht jedoch als Möglichkeit zur Wertsteigerung der freien, selbstbestimmten Zeit. Das sollte allen zu denken geben.