Vor etwas über einem Jahr habe ich mir auf der Suche nach einem in Europa angesiedelten Provider von Mailservices den Anbieter mailbox.org genauer angesehen. Ich bin damals leider herb enttäuscht worden, da vielleicht die Kernfunktion, also das Bereitstellen von sicherer E-Mail-Funktionalität, wunderbar funktionierte, es aber an anderen Stellen, vor allem am Userinterface, noch sehr viel Potential für Verbesserung gab. Mein Resümee damals war:
Wenn ich mir den Anspruch […] und den Zugang [von Mailbox.org] ansehe, dann ist mehr als augenscheinlich, dass hier Profis am Werk sind, die ein solides Handwerk betreiben und […] den besten Service liefern wollen. Das ist unbestritten. Das Problem vermeine ich allerdings darin zu sehen, dass dieser Zugang ein sehr technischer ist und der alltäglichen Nutzererfahrung wenig Relevanz beimisst. […] Vielleicht [ist] dieser Beitrag […] ein Anstoß, das User Interface vor allem der Einstellungsseiten […] massiv zu überarbeiten. Schön wäre es zumindest. Ich gebe bestimmt nicht auf und werde es sicher noch einmal probieren, aber so, wie das momentan läuft und aussieht, wird das nichts mit uns, und ich bleibe vorläufig bei Google Workspace, FastMail und Office 365.
Mailhosting bei Mailbox.org? Nicht für mich.
In letzter Zeit wurde ich wieder öfter auf Twitter, Mastodon, aber auch auf meinem Blog auf eine Aktualisierung des Beitrags angesprochen. Verschiedene Personen haben mir dabei auch gleich ihre Eindrücke geschildert, die allesamt recht ähnlich waren. Praktisch alles, was mir zugeschickt wurde, kumuliert in dem, was Daniel vor wenigen Tagen erst zu meinem damaligen Artikel kommentiert hat:
Soweit man das überblicken kann wird wohl nahezu alle Kapazität dort in Open Talk gesetzt und beim eigentlich Maildienst passiert nahezu gar nichts in der Entwicklung (außer natürlich Updates, Wartung und Pflege im Hintergrund – welche sicherlich auch nicht zu vernachlässigen ist).
Daniel in einem Kommentar
Was Daniel da erwähnt, Open Talk, ist eine Neuentwicklung der Macher von mailbox.org, die eine sichere Alternative zu Google Meet, Zoom, Teams und anderen Videokonferenzlösungen sein will. Da steckt sicher viel Arbeit dahinter und wenn er schreibt, dass „wohl nahezu alle Kapazität dort“ in die Entwicklung des neuen Produktes fließt, dann kann ich diesen Eindruck auch von meiner Seite aus leider nur bestätigen. Aber gehen wir die Sache Schritt für Schritt durch.
Eindrücke 2023
Ich habe mir mailbox.org nun, also etwas mehr als ein Jahr später, noch einmal angesehen und bin dabei zielstrebig die kritisierten Punkte von damals angegangen. Allgemeine Einführungen, Erklärungen und Kommentare zu diversen Services, die mailbox.org anbietet, gibt es in diesem Beitrag nicht. Er ist ein Follow-Up zu dem von damals. Wer also den Artikel von vor einem Jahr nicht kennt, sich aber fürs Thema interessiert, bitter hier entlang: Mailhosting bei Mailbox.org? Nicht für mich.
tl;dr: mailbox.org, ein Jahr später, präsentiert sich für mich mit minimalen UI-Verbesserungen auf der einen Seite bei gleichzeitigem Überladen mit noch mehr Tools und Utilities, mit noch mehr unterschiedlichen Interfaces und noch verwirrenderen Logins und Anmeldemasken, die einem mittendrin, einfach so, angezeigt werden. Die Kernfunktion eines E-Mailproviders erfüllt der Anbieter aber standardkonform und auf offenen Lösungen basierend bravourös wie zuvor. Nur schön ist es hier halt eben nicht. Und das macht eben auch etwas aus.
Aber gehen wir die Sache doch einfach Screen für Screen durch.
Portal, E-Mail, Kalender, Adressbuch, Tasks und Drive
An den Screens fürs Portal, die E-Mails, den Kalender, das Adressbuch und die Aufgaben, sowie am Screen für den inkludierten Cloudspeicher hat sich nichts geändert. Was mir allerdings sofort aufgefallen ist, ist die um einige Applikationen erweiterte Werkzeugleiste. Da sind wohl ein paar Tools dazugekommen. Doch bedeutet dieses Mehr auch ein Besser? Wir werden sehen. Hier, jedenfalls, ist so ziemlich alles gleich geblieben.
Beim für mich wichtigsten Screen – E-Mail – konnte ich keinerlei Veränderung feststellen. Nach wie vor ist das Mail-Interface sauber, aufgeräumt und entspricht gewohnten Standards. Auch die Funktionalität ist praktisch ident mit allen üblichen Interfaces. Das ist gut.
Chat mit extra Anmeldung
Einer meiner größten Kritikpunkte von vor einem Jahr – dass man sich nämlich im angemeldeten Zustand im Webinterface abermals zum Chat anmelden muss – ist nach wie vor offen. Ich weiß nicht, wie es meinen Leserinnen und Lesern dabei geht, aber bei mir schreit eine Anmeldemaske, die mir in einem Interface, bei dem ich bereits angemeldet bin, nach Fehler. So auch hier, nach wie vor.
Videokonferenz mit Werbung und Anmeldung
Auch hier bleibe ich bei meinem LOL von vor einem Jahr. Nein, Mailbox.org, ich bin kein:e Lehrer*in (und wie kann ich diese lästige Nachricht wegklicken?) und die Seite sieht nach wie vor zerschossen aus.
Neue App, alte Fehler: OpenTalk mit extra Anmeldung
OpenTalk ist neu, ich habe es in der Einleitung zum Artikel schon erwähnt, und will ein datenschutzfreundlicher Gegenspieler zu Teams, Google Meet, usw. sein. Okay, fairer Anspruch und hohes Ziel. Wie das Ding allerdings ins Angebot von Mailbox.org eingebettet ist, ist ein Drama in meinen Augen.
Im Screen 1 – bitte nicht vergessen, wir sind bereits bei Mailbox.org angemeldet! – sieht man nur diesen einen Anmeldebutton. Wir haben es also mit einem Anmeldebutton im angemeldeten Zustand im Mailbox.org-Interface zu tun. Und das Look and Feel von OpenTalk wird mich wahrscheinlich überraschen. Wenn die Schriftart schon eine andere ist, dann wird das wohl eine UI in einer UI sein. Eine Mailbox.org-Spezialität, möchte ich fast schon sagen. 🤦♂️
Screen 2: Vollständige Anmeldemaske
Klickt man den Login-Button aus Screen 1 an, kommt man – und jetzt wird es in meinen Augen wirklich absurd – zur regulären Mailbox.org-Anmeldemaske IM ANGEMELDETEN ZUSTAND, DEN ICH ÜBER DIE ANMELDEMASKE BEREITS DURCHGEFÜHRT HABE!!! Und der Wandel des User Interfaces vom internen Bereich zum Button in der OpenTalk-UI wieder zurück zum Anmelde-Button in der Mailbox.org-UI… Cherry on top!
Ich will gar nicht wissen, was passieren würde, wenn ich hier „Forgot Password?“ anklicke! Die Logik in der Abfrage: Angemeldeter User hat soeben „Passwort vergessen“ angeklickt muss der Hammer sein. Ich widme dem Screen ein Meme. Sanity check, einfach nur, um sicher zu sein. Bitteschön!
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Screen 3: OpenTalk
Endlich bin ich da, wo ich vor 2 Screens hätte sein sollen. Vor mir: OpenTalk, das Produkt, in das Mailbox.org im letzten Jahr ganz offensichtlich viel Energie gesteckt hat.
An sich eh cool, was Mailbox.org da vor hat und wahrscheinlich auch, was das Unternehmen da gemacht hat. Diesmal wurde sogar ganz offensichtlich ins Design investiert. Dass das aber absolut nicht zum restlichen Look and Feel passt und ich nun damit konfrontiert bin, ZWEI MÖGLICHKEITEN ZUR ABMELDUNG vor mir zu haben (links unten und rechts oben)… ach herrje.
Ich muss, hier ein kleiner Exkurs in Tweet-Länge, wirklich gestehen, dass ich vor Mailbox.org Design zwar berücksichtigt, aber nie so krass und in so einer schmerzlichen Klarheit die Konsequenzen auf das Nutzerverhalten und die Wahrnehmung eines Service gesehen habe.
Egal, lassen wir das jetzt beiseite und gehen wir einfach weiter.
Neu: Notizen/Etherpad
Auch das ist neu. Es gibt jetzt ein Etherpad im Mailbox.org-Universum. Ich bezweifle, dass das Zielpublikum weiß, was das ist, aber da ist es halt. Es geht immer noch mehr!
Neu: Umfragetool/Framadate
Ich habe keine Ahnung, was Mailbox.org da von mir will, warum das Logo nocheinmal aufscheint, warum ich hier plötzlich die Sprache wechseln kann, warum das zwei Screens zu sehen sind, die wohl eigentlich in die Dokumentation gehören, und warum da „Wo sind meine Umfragen?“ steht. Ich vermute, das ist so eine Art Doodle, Google Forms Dingsbums, das mir da vorgesetzt wird. Ach was, einfach ignorieren und weiter!
Herausforderung: Einstellungen
Wisst ihr noch, was uns jetzt bevorsteht? Richtig, die Einstellungsscreens. Das, was ich vor einem Jahr als Chaos wahrgenommen habe und wo ich aufgrund der Unübersichtlichkeit und der inkonsistenten Nomenklatur auch ein wenig Bauchweh in Richtung Sicherheit bekommen habe: wer Dinge verwechseln kann, weil sie verwechselbar dargestellt werden, macht früher oder später vielleicht einen Fehler.
Allgemeine Einstellungen
Ja, es gibt sie, die eine Verbesserung: Eine der Menüebenen (nämlich das Hauptmenü des Subscreens eines Hauptpunktes im Hauptmenü eines Subscreens) wurde nun Zugehörigkeiten gruppiert. Das ist schon mal ein Fortschritt, wenn auch ein sehr kleiner. Aber immerhin! Das war es aber auch schon.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Hier hat sich leider nichts zum Guten geändert, ganz im Gegenteil: Auf der Einstellungsseite zum One-Time-Password gibt es jetzt eine – festhalten! – neue Anmeldemaske, obwohl man sich den Screen ja im angemeldeten Zustand ansieht.
Ich bilde mir ein, aber da kann mich meine Erinnerung täuschen, dass es diesen Login zum „mailbox.org OTP selfservice portal“ inmitten der Einstellungen letztes Jahr noch nicht gab. Wenn dem so ist, dann ist das ein Paradebeispiel für Verschlimmbesserung. Anstatt Komplexität zu entfernen und Prozesse zu vereinfachen, wurde hier einfach noch eine Anmeldemaske eingezogen. Weil, wieso nicht? Wir sind ja nur im Embed eines Untermenüs eines Subscreens in einem Hauptmenüpunkt eines Subscreens. Da geht noch was, da geht noch eine Verschachtelung, oder?!
Wirklich nichts geändert hat sich am in meinen Augen optisch schrecklichsten Screen überhaupt, nämlich an der eigentlichen Konfiguration der Zwei-Faktor-Authentifizierung bzw. der One-Time-Passwörter. Der Screen ist nämlich komplett gleich geblieben und wirkt immer noch wie ein Fremdkörper. (Und bildet, mit seinen Reitern, das nur so nebenbei, noch eine tiefere Ebene der Auswahl. Ich wüsste schon gar nicht mehr, der wievielte Subscreen eines Subscreens in welcher Menüebene die am Screenshot ersichtliche Auswahl eigentlich wäre.)
Lassen wir es damit gut sein.
Resümee 2023: Nach wie vor nicht, Mailbox.org. Leider nach wie vor nicht. Mit Ausnahme.
Ich habe Mailbox.org, motiviert, endlich einen europäischen, die DSGVO respektierenden (Respekt bedeutet etwas anderes als „gesetzlich dazu verpflichtet sein“) Anbieter einer Mail-Lösung zu finden, vor einem Jahr ausführlich getestet und damals hat mich vor allem die Unordnung im User Interface und eine für meine Augen eigenartige, vor allem aber unübliche Implementierung der Zwei Faktor-Authentifizierung davon abgehalten, meine E-Mails dorthin zu übersiedeln. Ja, praktisch die gesamte Begründung für die Ablehnung von damals bezog sich auf die Probleme mit dem User Interface. (Ich arbeite oft, gut und gerne online und im Webmail. Gmail hat mich verdorben, I know.)
Die Sorge vor Kontrollverlust, unter anderem auch über die Sicherheit des Systems, ist groß und hinterlässt bei mir ein unangenehmes, das Serviceangebot von Mailbox.org ablehnendes Gefühl. […] Die Oberfläche war für mich […] unübersichtlich und verwirrend […]. Und wenn ich […] auf die Hilfeseiten eines Services angewiesen bin, um überhaupt verstehen zu können, wie die 2FA hier funktioniert, dann ist das in meinen Augen äußerst misslungen umgesetzt.
Mailhosting bei Mailbox.org? Nicht für mich.
Hat sich in dieser Richtung irgendetwas verbessert? Nein. Und ich muss ehrlicherweise sogar sagen: Ganz im Gegenteil! Anstatt das Vorhandene auf zumindest ein erträgliches Niveau an Komplexität zu bringen (sprich: vereinfachen!), hat sich Mailbox.org im letzten Jahr offensichtlich aufs Hinzufügen neuer Funktionen konzentriert und den für mich wichtigen Task der radikalen Vereinfachung nicht unternommen. Das ist schade, sehr schade sogar, denn es zementiert die Vorherrschaft von einfachen und klar gestalteten Systemen umso mehr ein. Wir werden wohl alle noch länger bei Office 365, FastMail, Google Workspace und anderen, großen, meist amerikanischen Anbietern bleiben.
Verwirrt vor lauter verwirrter Verwirrung
Im Grunde ist es sogar noch schlimmer geworden, denn was ich vor einem Jahr noch als nicht schön, wohl aber irgendwie unabdingbar und, dem Druck der Pandemie geschuldet, in seiner Implementierung als nicht schöne, aber funktionale Notlösung akzeptiert habe (ich spreche hier von Login- und Username-Eingabemasken für den Chat, den Video-Call oder andere Applikationen), lehne ich heute, ein Jahr später, gänzlich ab. Vollständige Login-Masken in einer Benutzeroberfläche anzeigen, obwohl ein:e User:in angemeldet ist, ist für mich – mit sehr wenigen Ausnahmen – ein absolutes No-Go. Ich denke auch, dass Mehrfachlogins vielen anderen auch eigenartig vorkommen und – man beachte, wie ich jetzt die Meinungsgewalt an mich reiße und mich selbst durch Nutzung des „Wir“ als Sprachrohr präsentiere – bei uns allen ein gewisses Maß an Verunsicherung und Verwirrung auslösen. Warum diese Anmeldungen im Interface an einigen Stellen sogar noch mehr geworden sind, ist mir ein Rätsel. Der User Experience ist das definitiv nicht zuträglich und damit ist für mich das eine Leider-nein-Kriterium abermals erfüllt.
Verwirrt bin ich aber auch aufgrund der Strategie, die Mailbox.org offenbar fährt. Wenn ich es richtig sehe, gibt es 3 (!) neue Applikationen in der Toolbar:
- OpenTalk, ein Meeting-Tool wie Google Meet oder Microsoft Teams.
- Etherpad, ein zur Kollaboration taugliches Notizbuch.
- Framadate, ein Umfragetool, von dem ich überhaupt noch nie gehört habe.
Insgesamt bekommt man also im Mailbox.org-Tarif nun zehn (!) Applikationen vorgesetzt. Ich weiß nicht, wie ihr, liebe Leser:innen es handhabt, aber wenn ich mir Essen über einen Lieferdienst bestelle, dann ist für mich ein ziemlich entscheidendes Kriterium, ob ich in der Menüauswahl alles von Kebab über Pizza, Sushi, Curries, Falafel und Burger bishin zum Schnitzel sehe oder ob ich beim Lokal einen Fokus auf eine bestimmte Küche erkennen kann, aus dem ich dann eine dementsprechende Steigerung in der Qualität ableite. Macht mit dieser Aussage, was ihr wollt und zieht eure eigenen Rückschlüsse auf den Zusammenhang mit Mailbox.org. Für mich gilt jedenfalls: Weniger ist mehr – und oft besser. Wenn aber die Strategie von Mailbox.org lautet, noch mehr an Tools und Applikationen hinzuzufügen anstatt die vorhandenen zu verbessern – und so scheint es im letzten Jahr gewesen zu sein -, dann mag das für eine Nutzer:innengruppe interessant sein, für mich allerdings nicht. (Erinnert ihr euch an das Statement von Daniel aus einem Kommentar zum letztjährigen Mailbox-Artikel? Hiermit ist der Kreis geschlossen.)
Ausnahme IMAP/SMTP für App-Nutzer:innen
In der Kapitelüberschrift habe ich eine Ausnahme angekündigt. Voila, hier ist sie!
Wem das Webinterface und die Tatsache, dass man für ein ganzes Portfolio an Applikationen zahlt, aber nur eine davon, nämlich E-Mail, nutzt, egal ist, der soll sich bitte einen Account bei Mailbox.org einrichten, bevor er oder sie es bei einem der außerhalb der EU angesiedelten oder zwar innerhalb der EU angesiedelten, aber nicht standardkonformen Anbietern tut. Die Preise sind trotz Ballast wie OpenTalk, Etherpad und Framawhatever durchaus vergleichbar und kompetitiv. Man muss das Webinterface ja nicht nutzen (und viele tun es ja auch nicht, weil sie ohnehin ihre E-Mails mit iOS-/Android- und macOS-/Windows-Apps abrufen).
Ist das Konto einmal eingerichtet, muss man sich zwar einmalig durchs Webinterface kämpfen, aber es sind nur wenige Schritte bis zur Erlösung:
- Einmal im Webinterface anmelden,
- durch die Einrichtung einer 2FA quälen,
- die IMAP-/SMTP-Daten holen und
- die Mail-Apps auf allen Endgeräten einrichten.
So geht das Senden, Empfangen und Verwaltgen von E-Mails natürlich auch und man bekommt wohl das beste beider Welten: Die solide IMAP/SMTP-Implementierung von Mailbox.org, datenschutzfreundlich, standardkonform und in der EU gehostet, und die aufgeräumten Luxus-Interfaces von Spark, Outlook, Apple Mail oder anderer Mail-Applikationen.
Trotz des ganzen Ballasts, den Mailbox.org da krampfhaft ins Webinterface packt, bin ich nach wie vor der Überzeugung, dass die Kernfunktion, sicheres und vor allem standardkonformes IMAP/SMTP zur Verfügung zu stellen, ordnungsgemäß und state-of-the-art genutzt wird. Und, das nur nebenbei, ist nur ein Aspekt des Schutzes von Daten. Ein anderer ist zum Beispiel das Abwehren von unrechtmäßigen, von Rechtswegen bedingten Ansprüchen und Anforderungen, was Mailbox.org ebenso transparent und im Sinne des Schutzes und der Sicherheit von Daten vorbildlich leistet.
Ich bin aktuell mit meinen Accounts bei anderen Mailprovidern untergebracht, weil ich den einen Fokus gegenüber dem 🍕🍣🍔🍛-Shop präferiere. Herrje, hätte Mailbox.org einen Tarif im Plan, der den ganzen Schmonzes und Ballast auslässt und mir pures IMAP/SMTP samt minimalem – aufgeräumtem! – Konfigurationsinterface (also ähnlich wie beim in der Schweiz ansässigen Anbieter Migadu) anbieten würde, ich würde wohl stark ins Wanken kommen, meine aktuellen Abonnements nicht mehr zu verlängern…
Zum Schluss
Ich habe es abermals versucht, Mailbox.org, ein Jahr nach meinem letzten Versuch. Auch diesmal wieder ehrlich gemeint und mit den besten Absichten und Hoffnungen, die sich aus der Konversation in den Kommentaren zum letzten Review, weiterer Lektüre in diversen Foren und gelegentlichen Nachrichten von Userinnen und Usern, die mir ihre Erfahrungen mit Mailbox.org geschildert haben, ergaben.
Nach wie vor bin ich überzeugt, Mailbox.org hat einen hochgesteckten Anspruch, beginne aber, angestoßen durch die operative Weisheit, ein guter Plan, der jetzt ausgeführt wird, ist besser als ein perfekter Plan, der nie ausgeführt wird, in eine Richtung zu kippen, in der die Umsetzung all meiner Hoffnung auf Verbesserung nicht mehr realisierbar scheint. Sicherlich, es ist nur ein Jahr vergangen und ein Rework des Interfaces wird wohl einiges mehr an Zeit benötigen. In der Hinsicht ist aber, so wie ich das sehe, wenig bis gar nichts passiert, was mir einen eindeutigen Schritt nach vorne in eine für mich interessante Richtung vermitteln würde.
Der eigentlich Schluss im Sinne einer Conclusio ist nahezu gleichlautend mit dem von vor einem Jahr: Vielleicht hilft dieser und der letzte Beitrag zum Thema, die Arbeit am User Interface doch noch einmal zu evaluieren und ist bestenfalls ein Anstoß, den in den Kommentaren zum letzten Artikel als Idee präsentierten Weg, die Mammutaufgabe einer Entwicklung eines eigenständigen User Interfaces selbst in die Hand zu nehmen und sich aus der Abhängigkeit von einem mehr als offensichtlich mit dem Anspruch und der Vielzahl an Tools nicht mehr kompatiblen Framework zu lösen. Schön wäre es zumindest.
Ich werde beobachten, wie und was bei Mailbox.org passiert, denn nach wie vor sehe ich keine wirkliche Alternative in puncto datenschutzfreundliches Mailhosting in der EU. Ja, ich habe mir andere Anbieter (und sogar das leidige iCloud-Mail, aber das hat jetzt mit Datenschutz und EU nichts zu tun) angesehen, aber wir brauchen da nicht um den heißen Brei herumreden: Entweder die Architektur ist in User Interface, Sicherheit, Standardkonformität und Funktionalität solide oder eben nicht. Und wenn man diese Kriterien ohne Kompromisse anwendet, dann wird der Pool an europäischen Mailanbietern sehr dünn. Unternehmen, die die Vorgaben der DSGVO und die eben formulierten Ansprüche solide erfüllen, kann man vermutlich an einer Hand abzählen während man die Kaffeetasse in derselben Hand hält.
Die Marktlücke für einen europäischen Mailanbieter mit dem Anspruch an Design, Security und Features, der es mit Gmail, FastMail oder dem Outlook aus Office 365 aufnehmen kann, ist meiner Meinung nach immer noch offen. Aber die Lücke schließt sich schnell. Einerseits ziehen amerikanische Unternehmen mit einer irren Geschwindigkeit nach, verbessern ihre Services und arbeiten daran, DSGVO-kompatible Lösungen anzubieten. Andererseits verbessern sich Mail-Applikationen in einem so dermaßen schnellen Tempo – was Spark oder Outlook gegenwärtig leisten und wie sehr hier am User Interface gearbeitet wird, ist beachtlich; selbst der Designkönig Apple ist in Zugzwang geraten, aber gescheitert -, dass aufs Mailhosting spezialisierte, datenschutzkonforme und fokussierte Provider wie Migadu, die zwar solides IMAP/SMTP, aber eben nur ein minimalistisches Webinterface bieten und hohes, technisches Know-How bei ihren User:innen voraussetzen, eine günstige, aber in der Wahrnehmung technisch versierter User:innen gleichwertige Alternative bieten.
Ich glaube, Mailbox.org bewegt sich hier irgendwo dazwischen, hat sich aber noch nicht so richtig entschieden, wohin die Reise nun wirklich geht. Oder ich seh’s nicht. In beiden Fällen ist das meiner Entscheidungsfindung nicht zuträglich.